Conheça as respostas a algumas das dúvidas mais frequentes sobre a validação de despesas.
A partir deste ano, os contribuintes podem acompanhar online, em qualquer altura do ano, através do site E-fatura todas as deduções a que terão direito no próximo IRS. Para isso, os contribuintes terão de pedir, no momento em que efetuam uma compra, a fatura com o número de contribuinte. Caberá à empresa comunicar eletronicamente junto da Administração Fiscal os elementos das faturas emitidas. A Autoridade Tributária irá depois imputar estas despesas na área pessoal de cada pessoa no E-fatura, dividindo-as pelas várias categorias aceites pelo Fisco: despesas gerais familiares, saúde, habitação,educação, lares e também as despesas que dão acesso ao benefício fiscal suportado com cabeleireiros, restauração, alojamento e serviços de reparação de automóveis e motociclos.
O processo parece, à partida, simples. No entanto, em termos práticos é necessária a intervenção e o acompanhamento periódico dos contribuintes na sua área pessoal do E-fatura. Isto porque pode haver casos de despesas que estão a ser enquadradas em categorias erradas, ou então, faturas que estão “pendentes” – ou seja, casos em que o Fisco não consegue identificar a que categoria de despesas a fatura pertence, sendo necessário que o contribuinte proceda à sua validação. Além destas situações pode ainda dar-se o caso de haver empresas que, por alguma razão, não comunicam as faturas ao Fisco. Neste caso, terá de ser o contribuinte a registar estas faturas no E-fatura.
Todas estas novidades estão a causar muitas dúvidas junto dos contribuintes, que perante situações práticas, não sabem como deverão proceder no tratamento das suas faturas. Segundo a Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas, “há aspetos [do E-fatura] cujo funcionamento ainda não está clarificado, e muito provavelmente há ainda muitas arestas por limar, neste momento”. A especialista recomenda por isso que sempre que os contribuintes se deparem com uma situação de uma fatura na sua área pessoal do E-fatura que lhes suscite dúvidas sobre a sua classificação que enviem as suas questões por mail para as Finanças, através do E-balcão.
Para tentar perceber como funciona o novo E-fatura e como deverão proceder os consumidores no tratamento das suas faturas, o Saldo Positivo pediu ajuda à Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas para o esclarecimento de algumas das dúvidas enviadas pelos nossos leitores. Conheça algumas recomendações sobre este tema.
Despesas com filhos
Devo ou não pedir senha de acesso ao Portal das Finanças para validar as despesas dos meus filhos?
Esta é uma das questões mais levantadas sobre esta matéria E neste campo a OTOC refere que no caso das despesas de saúde e de educação dos filhos que estejam com os NIF dos filhos, os progenitores para poderem acompanhar estas despesas deverão pedir uma senha de acesso em nome deles para aceder ao Portal das Finanças – E-fatura. Só assim conseguirão validar as despesas dos seus dependentes. No entanto, a OTOC explica que pode haver casos de despesas dos filhos que estejam no nome do progenitor. Nestas situações, o progenitor poderá validar estas despesas na sua área pessoal do E-fatura.
No caso de um casal, que viva em união de facto, mas prefira entregar o IRS em separado, como são dividas as despesas com o filho?
Esta é uma questão sobre a qual ainda se desconhece a forma como o processo será feito. A OTOC, diz a este respeito: “Há aspetos cujo funcionamento ainda não está clarificado, mas tudo leva a crer que, se a fatura foi emitida em nome do progenitor só aparecerá para dedução a esse progenitor. Se a fatura é emitida em nome do filho, e este puder ser identificado nas declarações fiscais de ambos os progenitores então, a aplicação deve repartir as despesas pelos dois. Falta ainda saber se será necessário alguma validação extra, em relação a este caso”.
Fiz compras de material escolar para a minha filha no hipermercado. Essa fatura está pendente pois quando seleciono despesa de educação aparece-me uma mensagem que me informa que a dita empresa não tem “CAE na secção/classe indicada”. Como devo proceder?
Neste caso, os contribuintes deverão estar alertas pois em 2015 a compra de material escolar vai deixar ser considerada uma despesa de educação, sendo estes encargos contemplados agora na categoria das despesas gerais familiares. “As despesas com material escolar apenas podem ser deduzidas no âmbito das despesas gerais familiares. Já não estão contempladas nas despesas com educação (isto para rendimentos de 2015 a declarar em 2016)”.
Que encargos são, então, considerados como despesas de educação? São aceites despesas com o pagamento de creches, jardins-de-infância, lactários, escolas, estabelecimentos de ensino e outros serviços de educação, bem como as despesas com manuais e livros escolares. A OTOC adianta ainda que para serem consideradas como despesas de educação as despesas têm que ser comunicadas à Autoridade Tributária por entidades com os seguintes setores de atividade: Secção P, classe 85 – Educação e Secção G, classe 47610 – Comércio a retalho de livros, em estabelecimentos especializados.
O que deve fazer então um contribuinte que compre manuais escolares num supermercado? “Aconselha-se a pedir a fatura em separado dos outros itens que comprar no mesmo dia e ainda assim não sei se poderá haver conexão com as despesas de educação. Acho que este é um dos casos que deve ser devidamente analisado pela AT”, adverte a OTOC.
Despesas com saúde
Como devo proceder no registo de uma fatura de saúde quando na mesma existem dois elementos diferentes de IVA (ex: 23% e 6%)?
Também aqui poderão surgir alguns problemas devido às alterações que a reforma do IRS introduziu no que diz respeito às despesas que o Fisco passa a aceitar como deduções de saúde. A OTOC explica porquê: “Quando temos uma fatura relativa à aquisição de bens numa farmácia, apenas os medicamentos que tenham sido adquiridos à taxa reduzida podem ser considerados no âmbito da dedução como despesas de saúde. Se numa mesma fatura constam bens à taxa de 6% e à taxa de 23%, não consigo garantir que a aplicação consiga expurgar as aquisições feitas à taxa reduzida (6%) para poder considerá-las no âmbito da dedução”. Recorde-se que no ano passado, os contribuintes podiam deduzir 10% das despesas de saúde com taxa de IVA de 23% até ao limite de 65 euros, desde que fossem despesas justificadas com receita médica. Em 2015, este tipo de despesas deixam de ser aceites como deduções de saúde.
O que fazer quando uma despesa que supostamente devia estar em saúde, mas não é aceite como tal? O que posso fazer para alterar, sendo que a página não aceita outro setor senão “outros”?
Esta é também uma situação com a qual muitos contribuintes estão a ser confrontados: Uma despesa que devia estar classificada numa categoria mas aparece pendente ou classificada no setor incorreto. Isto acontece porque a entidade onde contribuinte realizou as suas despesas pode ter mais do que um código de atividade económica (CAE), sendo que o CAE que aparece por defeito atribuído a uma fatura poderá não corresponder ao da categoria em que essa despesa pode ser dedutível. “Nesta situação é preciso verificar se a entidade que vendeu o medicamento, ou prestou o serviço de saúde, tem o código de atividade económica devidamente atualizado”, explica a OTOC. Como é que isso se faz? Quando um consumidor detete que a entidade a quem adquiriu o bem ou serviço não tem no cadastro fiscal o CAE correspondente à atividade que está a exercer deve reportar a situação para o E-balcão. Caberá depois ao agente económico a tarefa de atualizar o seu CAE, através da declaração de alterações.
Despesas Gerais Familiares
Tentei introduzir as faturas da luz, gás e água, já que nenhuma ficou registada. É a empresa que a faz essa introdução?
A OTOC explica que no caso das despesas que os contribuintes estabeleceram um contrato, como é o caso da água, luz, gás ou das telecomunicações, os contribuintes não deverão ter de se preocupar porque essas despesas são automaticamente comunicadas pelas empresas ao Fisco. O facto de os consumidores ainda não conseguirem visualizar estas despesas na sua área pessoal do E-fatura prende-se com os prazos que estas entidades têm para comunicar as faturas emitidas (até ao dia 25 do mês seguinte ao da compra): “Por exemplo, uma fatura emitida em janeiro de 2015 pode ser comunicada até dia 25 de fevereiro, pelo que no dia 22 de fevereiro pode ainda não constar no Portal E-fatura em nome daquele contribuinte adquirente”, adianta a especialista.
Em que situações tenho de registar as faturas no E-fatura, à mão?
“O registo da fatura pelo contribuinte adquirente só deve ser realizado em situações excecionais. Ou seja, quando o agente económico não cumpriu com o seu dever de comunicação da fatura emitida”, explica de forma clara a OTOC. E adianta: “Mas mesmo que o agente económico comunique a fatura fora do prazo previsto na lei (mas a tempo de ser validada para efeitos de entrega da modelo 3), a fatura assim comunicada continua a ser válida para a dedução em IRS”. Tendo isto em conta, a especialista recomenda alguma calma e prudência dos contribuintes na gestão que fazem da sua área do E-fatura: “Se os consumidores notarem que uma despesa que fizeram ainda não apareceu na sua área pessoal do E-fatura, aguardem algum tempo antes de decidirem inserir a fatura à mão. É recomendável alguma calma até porque os contribuintes têm até ao início de 2016 para validarem todas as faturas de 2015”.
A OTOC explica que a preocupação excessiva com o registo de faturas pode originar algumas entropias no funcionamento da máquina fiscal. Em primeiro lugar, os consumidores devem verificar o documento emitido, porque podem pensar que se trata de uma fatura, mas na realidade é apenas um talão ou uma fatura sem NIF. E se assim for, estas despesas não elegíveis para aparecerem no E-fatura. Ora se o consumidor não se aperceber disso e registar a despesa no E-fatura, isso pode causar problemas diversos, porque Autoridade Tributária vai questionar a empresa sobre os motivos pelos quais a fatura não foi comunicada ao Fisco, quando na realidade essa despesa não tinha de ser comunicada às Finanças. Além disso, mais uma vez, é importante lembrar que as despesas não aparecem de imediato no E-fatura, já que as empresas podem comunicar ao Fisco as faturas emitidas até ao dia 25 do mês seguinte ao momento da compra. Como tal, o facto de os consumidores consultarem a sua área pessoal do E-fatura e reparem que nem todas as faturas que pediram estão disponíveis no portal, tal não significa que não venham a estar no futuro.
A categoria de despesas gerais familiares não me aparece. Devo classificar as despesas de supermercados como “outros”?
Quando um contribuinte acede à sua área pessoal do E-fatura, na categoria “Despesas dedutíveis em IRS – Consumidor”, consegue visualizar o valor acumulado desde o início do ano com as despesas dedutíveis em IRS. Além de ter acesso ao valor total das deduções, o contribuinte consegue também ver as deduções acumuladas em cada um dos setores, incluindo o setor das despesas gerais familiares.
No entanto, quando é pedido ao consumidor para validar uma fatura, a categoria “Despesas gerais familiares” não aparece como tal, nas várias opções possíveis. Neste caso, e tratando-se de uma fatura de supermercado (que entra na categoria das despesas gerais familiares) o consumidor deverá assinalar a opção “outros” e a mesma será contabilizada para efeitos de dedução, na categoria de despesas gerais familiares.
Rendas
O valor das rendas não aparece no E-fatura. Devo inserir os valores pagos manualmente?
Uma das despesas que desde este ano podem ser acompanhadas através do E-fatura são as deduções relacionadas com a habitação. No entanto, o momento a partir do qual estas despesas se tornam visíveis pode ser diferente de contribuinte para contribuinte dependendo de alguns aspetos práticos. “Se são faturas contendo NIF, estas devem ter sido comunicadas e portanto devem aparecer associadas a esse sujeito passivo”,
No entanto, “se forem meros recibos de renda não há qualquer obrigação de serem comunicados pelo sistema E-fatura”, adianta a especialista. Nestes casos como serão então apurados os valores pagos com rendas para efeitos das deduções relacionadas com a habitação? A OTOC refere que a este respeito “as obrigações dos senhorios que aufiram rendimentos prediais (categoria F) ainda carecem de ser regulamentadas, pois a norma prevê a possibilidade destes virem a emitir recibo de quitação, em modelo oficial, em aplicação a criar para o efeito no Portal das Finanças ou, em determinadas condições a entregarem declaração de modelo oficial que descrimine os rendimentos mencionados na alínea anterior até ao fim do mês de janeiro de cada ano, por referência ao ano anterior”.
Os consultores da OTOC adiantam ainda que só depois destas normas estarem operacionalizadas “é que podemos ter as despesas com rendas tituladas por recibos associadas ao inquilino no E-fatura. No limite será janeiro de 2016, relativamente às rendas pagas em 2015, se o senhorio estiver abrangido pela obrigação da entrega da declaração atrás referida”.
Nem todas as deduções aparecem no e-fatura
A conselho da OTOC ainda que nem todas as despesas relevantes para as deduções à coleta são tituladas por fatura. “Há entidades que apenas praticam operações isentas de IVA sem direito à dedução e que estão dispensados de emitir faturas (ex: hospitais, escolas, etc) , e também temos as prestações de serviços efetuadas pelo Estado no âmbito dos seus poderes de autoridades, como é caso dos serviços de ensino nas escolas públicas. Esses vão comunicar através de declaração de modelo oficial sendo que essa declaração terá de ser enviada à Autoridade Tributária até final do mês de janeiro (aqui será de 2016)”, Nesta categoria incluem-se as taxas moderadoras na saúde e as propinas nos serviços de educação.
